Berdasarkan UU No 20 Tahun 2023 Pasal 1, Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan diberikan penghasilan berdasarkan peraturan perundangundangan. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dan/atau menduduki jabatan pemerintahan.

Kegiatan Pengumpulan Data ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat dilakukan selama kurun waktu satu tahun anggaran, dengan cut off data per 31 Desember, serta dipublikasikan atau dirilis pada bulan Februari n+1 melalui portal satu data Jabar atau media lain sesuai kebijakan. Kegiatan tersebut merupakan hasil kompilasi produk administrasi terkait kepegawaian yang diperoleh melalui beragam aplikasi/layanan kepegawaian dan data/informasinya terhimpun pada Sistem Informasi Aparatur Pemerintah Provinsi Jawa Barat (SIAp Jabar). Data kepegawaian yang dihasilkan dari kegiatan ini merupakan data dengan kategori domain publik, sehingga dapat diberbagi pakai untuk keperluan umum. Kegiatan tersebut merupakan salah satu bentuk tanggungjawab Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai unit administratif pendukung dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, khususnya dalam hal penyediaan data dan informasi terkait kepegawaian. Sesuai dengan Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 1 Tahun 2021 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit, dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat, Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintahan bidang kepegawaian, meliputi pengadaan, pemberhentian dan informasi kepegawaian, mutasi dan promosi, pengembangan aparatur serta penilaian kinerja aparatur dan penghargaan yang menjadi kewenangan Daerah Provinsi, melaksanakan tugas dekonsentrasi sampai dengan dibentuk Sekretariat Gubernur sebagai wakil Pemerintahan Pusat dan melaksanakan tugas pembantuan sesuai bidang tugasnya.

Kegiatan Pengumpulan Data ASN di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat bertujuan untuk menyediakan data terkait kepegawaian bagi domain publik, memberikan informasi profil ASN di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat, sehingga dapat dimanfaatkan lebih lanjut oleh pihak yang membutuhkan.