Rancangan Kegiatan Statistik
| Judul | Kompilasi Data Kearsipan Kota Yogyakarta Tahun 2026 |
| Cara Pengumpulan Data | Kompromin |
| Instansi | Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta |
| Tanggal Terbit | 04 Maret 2026 |
| Identitas Rekomendasi | K-26.3471.005 |
Judul Kegiatan :
Kompilasi Data Kearsipan Kota Yogyakarta
Tahun:
2026
Cara Pengumpulan Data:
Kompromin
I. Penyelenggara
1.1. Instansi Penyelenggara:
Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta
1.2. Alamat Lengkap Instansi
Penyelenggara:
Jalan Letjend Soeprapto No. 33 Ngampilan Yogyakarta
Telepon:
(0274) 515874
Faksmile:
Email:
perpusarsip@jogjakota.go.id
II. Penanggung Jawab
2.2. Penanggung Jawab Teknis (setingkat
Eselon 3):
Nama:
GATOT SUDARMONO, S.H.
Jabatan:
Kepala Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Kearsipan
Alamat:
Jalan Letjend Soeprapto, No. 33A, Ngampilan, Kota Yogyakarta
Telepon:
(0274) 515874
Faksmile:
Email:
perpusarsip@jogjakota.go.id
III. Perencanaan dan Persiapan
3.1. Latar Belakang Kegiatan:
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) telah melaksanakan fungsinya sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yakni melaksanakan pengelolaan arsip daerah dan melaksanakan pembinaan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Dalam menjalankan fungsinya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah melaksanakan kegiatan-kegiatan yang dapat memajukan penyelenggaraan kearsipan di Kota Yogyakarta. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, da perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sehingga ketersediaan data statistik kearsipan yang akurat merupakan fondasi utama dalam mengukur kinerja organisasi, guna memastikan bahwa pengelolaan informasi terekam dapat mendukung pengambilan kebijakan strategis yang berbasis data.
3.2. Tujuan Kegiatan:
Tujuan
Memberikan gambaran umum tentang kegiatan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta tahun 2025
Menyajikan data statistik untuk mengetahui capaian kinerja Kearsipan
Menjadi bahan evaluasi kegiatan Kearsipan untuk ke depannya
3.3. Rencana Jadwal Kegiatan:
| Kegiatan | Tanggal Mulai | Tanggal Selesai | |
|---|---|---|---|
| A. | Perencanaan/Persiapan |
23 Februari 2026
|
03 Maret 2026
|
| B. | Pelaksanaan Lapangan |
04 Maret 2026
|
10 Maret 2026
|
| C. | Pengolahan |
11 Maret 2026
|
20 Maret 2026
|
| D. | Analisis |
23 Maret 2026
|
31 Maret 2026
|
| E. | Penyajian |
01 April 2026
|
10 April 2026
|
3.4. Variabel yang Dikumpulkan:
|
Nama Variabel
|
Definisi
|
Referensi Waktu
|
|---|---|---|
| INSTANSI | identitas instansi, organisasi, atau perseorangan yang memproduksi, menerima, dan memelihara arsip dalam pelaksanaan kegiatan atau transaksi mereka | 2025 |
| NOMOR ARSIP | identitas yang melekat pada arsip yang berfungsi untuk penemuan kembali arsip saat pencarian arsip | 2025 |
| SERIES | Informasi arsip yang diatur, dikelola sebagai satu unit informasi berdasarkan kesamaan subjek atau fungsi kegiatan, bentuk/adanya keterkaitan informasi | 2025 |
| KODE KLASIFIKASI | angka-angka yang digunakan untuk menggolongkan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat di dalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali | 2025 |
| URAIAN INFORMASI ARSIP TEKSTUAL | deskripsi tertulis yang menjelaskan isi informasi arsip, konteks dan karakteristik dari suatu dokumen atau arsip | 2025 |
| KURUN WAKTU | Tahun terciptanya arsip secara spesifik waktu | 2025 |
| TAHUN | Tahun terciptanya arsip | 2025 |
| TINGKAT PERKEMBANGAN | status keabsahan arsip (Asli, Fotokopi, dan Tembusan) | 2025 |
| JUMLAH | Jumlah fisik arsip | 2025 |
| KETERANGAN | Keterangan kondisi pada fisik arsip | 2025 |
| MASALAH | unsur pokok yang menentukan isi informasi yang terkandung dalam fisik arsip foto. Ini merupakan dasar utama dalam sistem klasifikasi arsip untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan fungsi atau topik pembahasannya | 2025 |
| JUDUL | rumusan singkat yang menggambarkan isi ringkas (deskripsi) dari suatu rekaman visual. Judul ini harus mampu menjawab pertanyaan dasar mengenai apa yang terjadi di dalam foto tersebut tanpa harus melihat fisiknya secara langsung | 2025 |
| URAIAN INFORMASI ARSIP FOTO | penjelasan tertulis yang disusun secara sistematis untuk menggambarkan tentang apa, siapa, di mana, dan kapan kegiatan tersebut terjadi agar informasi tersebut dapat dimengerti secara akurat oleh orang lain di masa depan | 2025 |
| TEMPAT | keterangan lokasi geografis atau latar tempat di mana peristiwa dalam foto tersebut diambil/diabadikan | 2025 |
| TANGGAL | keterangan waktu di mana peristiwa dalam foto tersebut terjadi | 2025 |
| ASAL ARSIP | identitas instansi, organisasi, atau perseorangan yang memproduksi, menerima, dan memelihara arsip dalam pelaksanaan kegiatan atau transaksi mereka | 2025 |
| PEMOTRET | subjek (orang atau petugas) yang melakukan kegiatan pengambilan gambar atau reproduksi dokumen menggunakan kamera | 2025 |
| JENIS | pengelompokkan foto berdasarkan fisik arsip pada unsur warna foto (berwarna atau hitam putih) | 2025 |
| KETERANGAN | Penjelasan tambahan tentang fisik foto | 2025 |
| TAHUN PENGOLAHAN | merujuk pada waktu (tahun) di mana serangkaian kegiatan teknis manajemen arsip seperti pendataan, deskripsi, klasifikasi, hingga penataan fisik dilaksanakan terhadap suatu kumpulan arsip | 2025 |
| NAMA PENGUNJUNG | identitas individu yang melakukan kunjungan atau interaksi dengan suatu entitas layanan kearsipan | 2025 |
| ASAL PENGUNJUNG | Identitas atau latar belakang pengguna (pemohon) yang datang untuk mengakses arsip | 2025 |
| TANGGAL KUNJUNGAN | Penentu waktu terjadinya interaksi antara penyedia layanan dan pengunjung. | 2025 |
| JENIS LAYANAN KEARSIPAN | pengelompokan atau kategorisasi bentuk interaksi yang disediakan oleh pengelola bagi tamu/pengunjung berdasarkan tujuan dan perlakuan yang diberikan pada Bidang Kearsipan (Peminjaman arsip, alih media, restorasi arsip, kunjungan, PKL/Magang/ Izin Penelitian, Konsultasi/Pendampingan/Sosialisasi/Bimtek) | 2025 |
IV. Desain Kegiatan
4.1. Kegiatan Ini Dilakukan:
Berulang
4.2. Frekuensi Penyelenggaraan:
Tahunan
4.3. Tipe Pengumpulan Data:
Longitudinal Cross Sectional
4.4. Cakupan Wilayah Pengumpulan Data:
Sebagian Wilayah Indonesia
4.5. Wilayah Kegiatan:
|
Nama Provinsi
|
Kabupaten/Kota
|
|---|
4.6. Metode Pengumpulan Data:
- Pengumpulan Data Sekunder
4.7. Sarana Pengumpulan Data:
- Lainnya : Ms. Excel, Administrasi Kearsipan
VI. Pengumpulan Data
6.1. Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot
Study)?
Tidak
6.6. Metode Pemeriksaan Kualitas
Pengumpulan Data:
- Supervisi
- Lainnya : pemeriksaan kewajaran data/kelengkapan data
VII. Pengolahan Dan Analisis
7.1. Tahapan Pengolahan Data:
Penyuntingan (Editing)
:
Ya
Penyandian (Coding)
:
Tidak
Data Entry
:
Tidak
Penyahihan (Validasi)
:
Ya
7.2. Metode Analisis:
Analisis Deskriptif
7.3. Unit Analisis:
- Lainnya : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta
7.4. Tingkat Penyajian Hasil Analisis:
- Kabupaten Atau Kota
VIII. Diseminasi Hasil
8.1. Produk Kegiatan yang Tersedia untuk
Umum
Tercetak (Hardcopy)
:
Ya
Digital (Softcopy)
:
Ya
Data Mikro
:
Tidak
