Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan administrasi sehari-hari (UU No. 43, 2009: 4). Sebagai arsip yang memiliki nilai historis, arsip statis juga dapat dikatakan sebagai arsip yang dihasilkan oleh pencipta, yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,berketerangan dipermanenkan, dan telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh ArsipNasional Republik Indonesia (ANRI).

Arsip Statis harus dikelola sesuai dengan prosedur yang tepat agar media dan isi informasi yang ada dalam arsip statis dapat selalu terjaga. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa kegiatan pengelolaan arsip statis dilakukan melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses olehpublik, antara lain akuisisi, pengolahan, preservasi danakses arsip statis (UU No. 43, 2009: 1-28).

Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan pengetahuan arsip statis di lembaga kearsipan yang dilakukan dengan jalan kegiatan menyerahkan arsip statis dan hak mengelolanya dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. Akuisisi meliputi arsip statis yang telah diverifikasikan baik secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga Kearsipan wajib membuat daftar arsip yang diakuisisi dan memberitahukan kepada umum. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis yang hendak diakuisisi harus menyerahkan kepada lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan atau bantuan dari luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan berpindahnya tanggung jawab dari pencipta arsip kelembaga kearsipan.

Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

Pemeliharaan arsip atau preservasi dilakukan untuk menjamin keamanan dan keselamatan serta kelestarian arsip dari kerusakan fisik, kimia, maupun biologis, sehingga nilai guna dan informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga. Menjaga arsip dari berbagai kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan cara membersihkan ruangan secara rutin, dari berbagai kemungkinan adanya binatang serangga, kutu, jamur, dan sebagainya.

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama25 (dua puluh lima) tahun.

Akses arsip statis melalui Sistem Informasi KearsipanNasional (SIKN) dan Jaringan Informasi KearsipanNasional (JIKN) dilakukan dengan mengunggahinformasi arsip ke SIKN, yang kemudian dapat diaksesoleh publik melalui website JIKN. SIKN dan JIKNbertujuan untuk mewujudkan layanan arsip dinamis danstatis sebagai memori kolektif bangsa secara lengkap,cepat, tepat, mudah, dan murah.

Adapun urgensi kebutuhan data Perpustakaan Daerah Kota Salatiga sebagai berikut: 

1. Data ini merupakan indikator dalam penilaian Pengawasan Kearsipan Eksternal;

2. Data ini diperlukan sebagai kelengkapan data Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN);

3. Pengukuran Indikator Kinerja Kunci Bidang Kearsipan dalam LPPD (Permendagri Nomor 18 Tahun 2020 tentang Peraturan Pelaksanaan PP Nomor 13 Tahun 2019 tentang Laporan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah);

4. Melaksanakan tugas sebagai Walidata Perpustakaan untuk menghimpun, menganalisis, menyajikan, dan menyebarluaskan data perpustakaan melalui portal https://dataku.salatiga.go.id dan https://sipd.go.id/ewalidata. 

Mengetahui jumlah Arsip Statis yang dilakukan Akusisi, Pengolahan, Preservasi dan Akses Arsip Statis, Layanan Penyediaan Informasi, Akses dan Layanan KearsipanTingkat Daerah Kabupaten/Kota Melalui JIKN dan database Arsiparis melalui indikator-indikator berikut:

1. Jumlah Arsip Statis yang diakuisisi; 

2. Jumlah Sarana Temu Balik Arsip;

3. Jumlah Naskah Sumber Arsip yang tercipta;

4. Jumlah Pengguna Layanan Arsip;

5. Jumlah Koleksi Arsip; 

6. Jumlah Arsiparis Kota Salatiga; dan

7. Indeks Hasil Pengawasan Kearsipan di Lingkup Pemerintah Daerah.