Rancangan Kegiatan Statistik

Judul	Penyesuaian Data Indikator Kinerja Kearsipan Pada Rencana Strategis Dengan Statistik Tahun 2026
Cara Pengumpulan Data	Cara Lain Sesuai Dengan Perkembangan TI
Instansi	Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun
Tanggal Terbit	04 Mei 2026
Identitas Rekomendasi	V-26.3577.014

Judul Kegiatan :

Penyesuaian Data Indikator Kinerja Kearsipan pada Rencana Strategis dengan Statistik

Tahun:

2026

Cara Pengumpulan Data:

Cara Lain Sesuai Dengan Perkembangan TI

I. Penyelenggara

1.1. Instansi Penyelenggara:

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun

1.2. Alamat Lengkap Instansi Penyelenggara:

Jl. H.A Salim No 39

Telepon:

0351 469020

Faksmile:

Email:

patma796@gmail.com

II. Penanggung Jawab

2.2. Penanggung Jawab Teknis (setingkat Eselon 3):

Nama:

Rizal Budi Arthanto, S.H., M.H.

Jabatan:

Kepala Bidang Kearsipan

Alamat:

Jl. H Agus Salim No.39 Kota Madiun

Telepon:

085746134850

Faksmile:

Email:

perpustakaankearsipan2025@gmail.com

III. Perencanaan dan Persiapan

3.1. Latar Belakang Kegiatan:

Undang Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis

Perka ANRI Nomor 23 Tahun 2015 tentang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana

Perka ANRI Nomor 11 Tahun 2019 tentang Standar Pelayanan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) di Lingkungan Arsip Naional Republik Indonesia

Perka ANRI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah

Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 3 Tahun 2029 tentang Kearsipan

3.2. Tujuan Kegiatan:

Menyelaraskan Indikator kinerja urusan kearsipan pada Rencana Strategis Perangkat Daerah dengan data statistik

3.3. Rencana Jadwal Kegiatan:

Kegiatan		Tanggal Mulai	Tanggal Selesai
A.	Perencanaan/Persiapan	05 Januari 2026	13 Februari 2026
B.	Pelaksanaan Lapangan	18 Mei 2026	28 Agustus 2026
C.	Pengolahan	01 September 2026	30 September 2026
D.	Analisis	05 Oktober 2026	13 November 2026
E.	Penyajian	04 Januari 2027	30 Januari 2027

3.4. Variabel yang Dikumpulkan:

No.	Nama Variabel	Definisi	Referensi Waktu
1	Jumlah Arsip	Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.	1 tahun
2	Jumlah Arsip Dinamis	arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.	1 tahun
3	Jumlah Arsip Statis	arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan	1 tahun
4	Jumlah Arsip Vital	Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.	1 tahun
5	Jumlah Arsip Aktif	arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus	1 tahun
6	Jumlah Arsip Inaktif	arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun	1 tahun
7	Jumlah Perangkat Daerah yang tertib Arsip	Unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. Perangkat Daerah yang tertib arsip yaiu Perangkat Daerah yang telah melakukan pengelolaan arsip secara sistematis dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku	1 tahun
8	Jumlah Unit Kearsipan	satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.	1 tahun
9	Jumlah Unit Pengolah Kearsipan	satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya	1 tahun
10	Jumlah Arsiparis	seseorang yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.	1 tahun
11	Jadwal Retensi Arsip	daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip	1 tahun
12	Jumlah Akses Arsip	ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.	1 tahun
13	Penyusutan Arsip	kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.	1 tahun
14	Penyelenggaraan kearsipan	Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.	1 tahun
15	Pengelolaan arsip dinamis	Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.	1 tahun
16	Perlindungan dan Penyelamatan arsip	Langkah pelindungan dan penyelamatan arsip oleh negara bagi arsip yang dinyatakan sebagai arsip milik negara, baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dari kemungkinan kehilangan, kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor alam, biologi, fisika dan tindakan terorisme, spionase, sabotase, perang dan perbuatan vandalisme lainnya	1 tahun
17	Pengelolaan arsip statis	Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.	1 tahun
18	Akuisisi arsip statis	Proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.	1 tahun
19	Preservasi Arsip	keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.	1 tahun
20	Autentikasi arsip	proses pemberian pernyataan tertulis dan/atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya berdasarkan pengujian.	1 tahun
21	Pencarian arsip	proses menemukan atau mengidentifikasi dokumen, catatan, atau informasi lainnya yang tersimpan sebagai arsip	1 tahun
22	proses menemukan atau mengidentifikasi dokumen, catatan, atau informasi lainnya yang tersimpan sebagai arsip	naskah hasil pengolahan arsip statis yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan pengguna arsip, baik berupa guide arsip, daftar arsip statis dan inventaris arsip	1 tahun
23	Daftar pencarian arsip	Daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.	1 tahun
24	Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)	Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip NasionaI Republik Indonesia yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional	1 tahun
25	Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)	Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.	1 tahun

IV. Desain Kegiatan

4.1. Kegiatan Ini Dilakukan:

Berulang

4.2. Frekuensi Penyelenggaraan:

Tahunan

4.3. Tipe Pengumpulan Data:

Longitudinal Panel

4.4. Cakupan Wilayah Pengumpulan Data:

Sebagian Wilayah Indonesia

4.5. Wilayah Kegiatan:

Nama Provinsi	Kabupaten/Kota

4.6. Metode Pengumpulan Data:

Wawancara
Mengisi Kuesioner Sendiri
Pengamatan

4.7. Sarana Pengumpulan Data:

Mail

VI. Pengumpulan Data

6.1. Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot Study)?

Tidak

6.6. Metode Pemeriksaan Kualitas Pengumpulan Data:

Supervisi

VII. Pengolahan Dan Analisis

7.1. Tahapan Pengolahan Data:

Penyuntingan (Editing)

: Tidak

Penyandian (Coding)

: Tidak

Data Entry

: Ya

Penyahihan (Validasi)

: Ya

7.2. Metode Analisis:

Analisis Deskriptif

7.3. Unit Analisis:

Lainnya : Perangkat Daerah

7.4. Tingkat Penyajian Hasil Analisis:

Kabupaten Atau Kota

VIII. Diseminasi Hasil

8.1. Produk Kegiatan yang Tersedia untuk Umum

Tercetak (Hardcopy)

: Ya

Digital (Softcopy)

: Ya

Data Mikro

: Tidak