Kegiatan kompilasi data pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan sebagai upaya sistematis dalam menghimpun, mengolah, dan menyajikan data hasil pengawasan penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah dan unit kerja guna mengetahui tingkat kepatuhan serta kualitas tata kelola arsip. Data pengawasan kearsipan eksternal menjadi indikator penting dalam menilai implementasi kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana prasarana, serta pengelolaan arsip dinamis dan statis sesuai standar nasional yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Melalui kompilasi data yang akurat dan terintegrasi, diharapkan tersedia basis informasi yang valid sebagai bahan evaluasi, perencanaan pembinaan kearsipan, peningkatan nilai pengawasan kearsipan, serta pengambilan kebijakan strategis dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang tertib arsip, akuntabel, dan transparan.

Tujuan kegiatan kompilasi data pengawasan kearsipan eksternal adalah:

1. Menghimpun dan menyajikan data hasil pengawasan kearsipan eksternal secara lengkap, akurat, dan terintegrasi.
2. Mengetahui tingkat kepatuhan perangkat daerah/unit kerja terhadap penyelenggaraan kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Menjadi dasar evaluasi dan pemetaan kondisi penyelenggaraan kearsipan pada instansi pemerintah.
4. Mendukung peningkatan nilai pengawasan kearsipan eksternal sesuai standar yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
5. Menyediakan bahan perumusan kebijakan, pembinaan, dan perencanaan program peningkatan tata kelola kearsipan yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan.