Rancangan Kegiatan Statistik
| Judul | Pendataan Lengkap Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026 |
| Cara Pengumpulan Data | Pendataan Lengkap |
| Instansi | Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo |
| Tanggal Terbit | 20 Mei 2026 |
| Identitas Rekomendasi | V-26.3502.004 |
Judul Kegiatan :
Pendataan Lengkap Pengawasan Kearsipan Internal
Tahun:
2026
Cara Pengumpulan Data:
Pendataan Lengkap
I. Penyelenggara
1.1. Instansi Penyelenggara:
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ponorogo
1.2. Alamat Lengkap Instansi
Penyelenggara:
Jalan Ir. H. Juanda Nomor 172 Ponorogo
Telepon:
Faksmile:
Email:
perpusda@ponorogo.go.id
II. Penanggung Jawab
2.2. Penanggung Jawab Teknis (setingkat
Eselon 3):
Nama:
Fitri Nurcahyo, S.H., M.M.
Jabatan:
Kepala Bidang Kearsipan
Alamat:
JL A KH DAHLAN 93 Nologaten Ponorogo
Telepon:
085232615975
Faksmile:
Email:
nurcahyofitri136@gmail.com
III. Perencanaan dan Persiapan
3.1. Latar Belakang Kegiatan:
Berdasarkan amanat Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, Pemerintah Kabupaten Ponorogo melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tahun 2025 akan melaksanakan pengawasan kearsipan internal dengan bentuk audit kearsipan pada seluruh perangkat daerah dan RSUD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ponorogo.
Kegiatan audit dilaksanakan melalui tahapan pengisian instrumen oleh perangkat daerah/RSUD pada formulir Audit Sistem Kearsipan Internal.
3.2. Tujuan Kegiatan:
Pengawasan kearsipan internal ini dilakukan untuk menilai sejauhmana pencipta arsip telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga terwujud tertib arsip perangkat daerah pada khususnya dan Pemerintah Kabupaten Ponorogo pada umumnya.
3.3. Rencana Jadwal Kegiatan:
| Kegiatan | Tanggal Mulai | Tanggal Selesai | |
|---|---|---|---|
| A. | Perencanaan/Persiapan |
20 Juli 2026
|
24 Juli 2026
|
| B. | Pelaksanaan Lapangan |
03 Agustus 2026
|
19 Agustus 2026
|
| C. | Pengolahan |
24 Agustus 2026
|
04 September 2026
|
| D. | Analisis |
07 September 2026
|
15 September 2026
|
| E. | Penyajian |
05 Oktober 2026
|
10 Oktober 2026
|
3.4. Variabel yang Dikumpulkan:
|
No.
|
Nama Variabel
|
Definisi
|
Referensi Waktu
|
|---|---|---|---|
| 1 | Kearsipan | hal-hal yang berkenaan dengan arsip | 1 tahun |
| 2 | Arsip | rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.Kearsipan pada Perangkat Daerah/RSUD sudah sesuai aturan yang berlaku | 1 tahun |
| 3 | Arsip dinamis | arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu | 1 tahun |
| 4 | Arsip vital | arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. | 1 tahun |
| 5 | Arsip aktif | arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. | 1 tahun |
| 6 | Arsip inaktif | Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. | 1 tahun |
| 7 | Arsip statis | arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. | 1 tahun |
| 8 | Arsiparis | seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. | 1 tahun |
| 9 | Akses arsip | ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk | 1 tahun |
| 10 | Pencipta arsip | pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. | 1 tahun |
| 11 | Unit pengolah | satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. | 1 tahun |
| 12 | Unit kearsipan | satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. | 1 tahun |
| 13 | Penyelenggaraan kearsipan | keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. | 1 tahun |
| 14 | Penyelenggaraan kearsipan | keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. | 1 tahun |
| 15 | Pengelolaan arsip dinamis | proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. | 1 tahun |
| 16 | Pengelolaan arsip statis | proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. | 1 tahun |
IV. Desain Kegiatan
4.1. Kegiatan Ini Dilakukan:
Berulang
4.2. Frekuensi Penyelenggaraan:
Tahunan
4.3. Tipe Pengumpulan Data:
Longitudinal Panel
4.4. Cakupan Wilayah Pengumpulan Data:
Sebagian Wilayah Indonesia
4.5. Wilayah Kegiatan:
|
Nama Provinsi
|
Kabupaten/Kota
|
|---|
4.6. Metode Pengumpulan Data:
- Mengisi Kuesioner Sendiri
4.7. Sarana Pengumpulan Data:
- Paper-assisted Personal Interviewing (PAPI)
VI. Pengumpulan Data
6.1. Apakah Melakukan Uji Coba (Pilot
Study)?
Tidak
6.2. Petugas Pengumpulan Data:
Staf Instansi Penyelenggara
6.3. Persyaratan Pendidikan Terendah
Petugas Pengumpulan Data:
Sma Atau Smk
6.4. Jumlah Petugas:
Supervisor/penyelia/pengawas
: 10 orang
Pengumpul data/enumerator
: 4 orang
6.5. Apakah Melakukan Pelatihan Petugas?
Tidak
6.6. Metode Pemeriksaan Kualitas
Pengumpulan Data:
- Kunjungan Kembali
- Task Force
VII. Pengolahan Dan Analisis
7.1. Tahapan Pengolahan Data:
Penyuntingan (Editing)
:
Ya
Penyandian (Coding)
:
Tidak
Data Entry
:
Ya
Penyahihan (Validasi)
:
Ya
7.2. Metode Analisis:
Analisis Deskriptif
7.3. Unit Analisis:
- Lainnya : Perangkat Daerah/RSUD
7.4. Tingkat Penyajian Hasil Analisis:
- Provinsi
- Kabupaten Atau Kota
VIII. Diseminasi Hasil
8.1. Produk Kegiatan yang Tersedia untuk
Umum
Tercetak (Hardcopy)
:
Tidak
Digital (Softcopy)
:
Tidak
Data Mikro
:
Tidak
