Wilayah Kabupaten Ngawi memiliki kondisi geografis, geologis, hidrologis dan demografis yang memungkinkan terjadinya bencana, baik yang disebabkan oleh faktor alam, faktor non alam maupun faktor manusia yang menyebabkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis yang dalam keadaan tertentu dapat menghambat pembangunan nasional. Informasi terkait dengan bencana perlu dikumpulkan, diproses, dianalisis dan selanjutnya disusun laporan serta diseminasinya. informasi kebencanaan di sini tidak hanya menyangkut kejadian bencana, namun juga upaya penanganan yang dilakukan oleh berbagai pihak baik saat prabencana maupun pasca bencana. Pada proses saat terjadinya bencana, perlu adanya laporan kejadian di Kabupaten Ngawi dan menyebarluaskan kepada pejabat berwenang maupun masyarakat melalui media. Laporan kejadian di Kabupaten Ngawi yang disusun hendaknya memegang kuat prinsip: cepat dan tepat, akurat, koordinatif, kooperatif, transparansi dan akuntabel.

Dasar hukum kompilasi data kebakaran oleh Satpol PP (khususnya yang menyatu dengan Damkar) berlandaskan UU No. 23 Tahun 2014 (Pemerintahan Daerah) dan PP No. 16 Tahun 2018 (Satpol PP), yang dioperasionalkan melalui Permendagri No. 16 Tahun 2020 (Pedoman Nomenklatur Damkar) serta Permendagri No. 114 Tahun 2018 terkait Standar Pelayanan Minimal (SPM) Sub Urusan Kebakaran.

Untuk mengetahui data kebakaran dan penyelamatan non kebakaran di Kabupaten Ngawi yang meliputi lokasi kebakaran, jumlah meninggal dan luka-luka, kondisi bangunan dan kerugian.