Pentingnya arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang memiliki nilai informasi, administrasi, hukum dan sejarah. Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta, dalam menjalankan kegiatannya selalu menghasilkan dokumen atau arsip yang perlu dikelola secara sistematis agar dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan. Arsip menjadi sumber informasi yang mendukung kelancaran administrasi, membantu proses pengambilan keputusan, serta menjadi dasar dalam perencanaan dan evaluasi kegiatan.

Penyelenggaraan kearsipan merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan secara sistematis sejak arsip diciptakan hingga dilakukan penyusutan. Kegiatan ini meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, penyusutan hingga pelestarian arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Arsip memiliki nilai guna sebagai bukti yang sah apabila terjadi permasalahan hukum, audit atau pemeriksaan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik akan menciptakan tertib administrasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, serta mendukung prinsip akuntabilitas dan transparansi. 

Pentingnya penyelenggaraan kearsipan ditegaskan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mewajibkan setiap lembaga untuk mengelola arsip secara sistematis dan berkesinambungan. Dengan demikian, penyelenggaraan kearsipan bukan hanya tentang kebutuhan administratif, tetapi juga menjadi bagian penting dalam menjaga informasi, menjamin kepastian hukum dan melestarikan sejarah. 

Tujuan penyelenggaraan kearsipan antara lain, yaitu : 

• Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sebagai sumber informasi, alat bukti yang sah, dan melestarikan sejarah

• Untuk mendukung akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan kegiatan di lingkungan pemerintahan.

• Sebagai bahan pertanggungjawaban, pengawasan dan evaluasi kinerja

• Untuk melindungi, menjaga fisik dan informasi arsip dari kerusakan, kehilangan atau penyalahgunaan